Steg-för-steg: Så kommer ni igång med pulsmätningar i företaget
Vad är pulsmätningar?
Pulsmätningar är korta, frekventa undersökningar som skickas ut till medarbetarna regelbundet för att ta pulsen på organisationen. Till skillnad från den traditionella årliga medarbetarundersökningen ger pulsmätningar en kontinuerlig ström av feedback i realtid. HR- och ledningsgrupper använder dessa snabba enkäter för att hålla koll på medarbetarnas engagemang, välmående och företagsklimat.
Medarbetarengagemang är idag en strategisk nyckelfaktor och pulsmätningar har vuxit fram som ett effektivt verktyg för att mäta och förbättra det.
Att börja med pulsmätningar behöver inte vara komplicerat. Med rätt planering och engagemang kan även mindre HR-team och chefer snabbt få igång regelbundna mätningar av medarbetarnas engagemang. Här följer en steg-för-steg-guide för hur ni som företag lyckas införa pulsmätningar på bästa sätt.
1. Sätt tydliga mål och syfte
Börja med att definiera varför ni vill genomföra pulsmätningar. Vad är det ni hoppas uppnå? Det kan handla om att öka medarbetarengagemanget, förbättra arbetsmiljön eller följa upp specifika initiativ. Tydliga mål gör det lättare att utforma rätt frågor och senare mäta effekten av era insatser.
2. Förankra hos ledningen
För att lyckas behöver pulsmätningar stöd uppifrån. Se till att högsta ledningen och chefer är med på tåget och förstår nyttan. Presentera målen (från steg 1) och hur regelbundna medarbetarundersökningar kan bidra till dem. När cheferna är engagerade blir det enklare att förankra processen i hela organisationen och avsätta nödvändiga resurser.
3. Informera och involvera medarbetarna
Transparens är A och O. Kommunicera tidigt till alla anställda varför ni inför pulsmätningar, hur de går till och hur resultaten kommer att användas. Betona att syftet är att förbättra arbetsplatsen och att deras ärliga feedback är värdefull. Försäkra också att svaren kommer vara anonyma så att alla känner sig trygga med att dela sina åsikter. Genom att involvera medarbetarna tidigt ökar ni svarsviljan och förtroendet för processen.
4. Välj fokusområden och frågor
Bestäm vilka områden ni vill mäta. Det kan exempelvis vara engagemang, trivsel, ledarskap, samarbete eller arbetsbelastning. Börja enkelt – fokusera på några få nyckelfrågor som är relevanta för er just nu. Ni kan använda er av etablerade mått som eNPS för att mäta lojalitet, men komplettera gärna med egna frågor anpassade till er verksamhet. Tänk på att hålla enkäten kort – 5-10 frågor räcker ofta per utskick för att få bra insikt utan att trötta ut deltagarna.
5. Bestäm frekvens och tidsplan
Nästa steg är att avgöra hur ofta pulsmätningarna ska skickas ut och när. Vissa väljer veckovis eller månadsvis, andra kanske varje kvartal – det beror på er organisations behov. För små och medelstora företag kan månadsvisa pulsmätningar vara en lagom start. Bestäm även vilken dag i veckan och vid vilken tid på dagen utskicken ska ske för att maximera svarsfrekvensen (t.ex. tisdag förmiddag kan vara en bra tid då folk är igång med arbetsveckan).
6. Välj rätt verktyg för pulsmätningen
Att ha ett bra digitalt verktyg gör processen mycket enklare. Det finns många pulsmätningsplattformar att välja mellan – allt från större aktörer till mer lättviktiga lösningar anpassade för mindre bolag. Se till att verktyget ni väljer klarar av anonymiserade undersökningar, automatiska utskick och har en tydlig rapportfunktion. En del verktyg erbjuder en gratis testperiod – utnyttja det för att hitta rätt verktyg för er.
7. Genomför en pilot och justera
Innan ni rullar ut pulsmätningar till hela organisationen kan det vara klokt att testa i liten skala. Kanske kan ni göra en pilotundersökning inom en avdelning eller med en grupp frivilliga medarbetare. Utvärdera hur enkätfrågorna fungerar, om instruktionerna är tydliga och om resultatrapporteringen möter era behov. Ta emot feedback från pilotgruppen och justera frågor eller upplägg vid behov. En pilot gör att ni kan finslipa processen innan fullskalig lansering.
8. Analysera resultatet och agera
När den första pulsmätningen är genomförd är det dags att dra nytta av datan. Gå igenom resultaten från undersökningen och identifiera styrkor och svagheter. Leta efter trender: är engagemanget högre i vissa team eller är det något område där flera medarbetare uttryckt missnöje? Dela gärna en sammanfattning av resultatet med hela organisationen för transparensens skull, och framförallt – visa att feedbacken leder till åtgärder. Skapa en handlingsplan för att tackla de områden som behöver förbättring och följ upp med ansvariga chefer. Med snabba åtgärder visar ni att pulsmätningarna har en verklig effekt, vilket uppmuntrar medarbetarna att fortsätta ge ärlig feedback.
Slutligen är det viktigt att betrakta pulsmätningar som en iterativ process. Dra lärdom av varje omgång, justera era frågor eller intervall vid behov och fortsätt att mäta över tid. Kontinuitet är nyckeln – med regelbundna pulsmätningar kan ni bygga upp en databas av insikter och verkligen se hur insatser påverkar medarbetarnas engagemang.
SimplyPulse – enkel pulsmätning för ökat engagemang
SimplyPulse är en specialist på pulsmätningar och medarbetarfeedback. Med SimplyPulse pulsmätningsverktyg kan ni enkelt skicka ut korta regelbundna undersökningar och få insikter i realtid. Plattformen är utformad för att hjälpa små och medelstora företag att komma igång snabbt och göra pulsmätningar till en naturlig del av HR-arbetet. Kontakta oss på SimplyPulse för att få veta mer om hur vi kan hjälpa er att börja med pulsmätningar. Vi erbjuder även andra tjänster inom medarbetarfeedback, som eNPS-mätningar och anpassade undersökningar (som t.ex. onboarding- och offboardingenkäter), för att komplettera era pulsmätningar.
Guide: eNPS i praktiken
Vanliga misstag när ni inför pulsmätningar – och hur man undviker dem
