Vanliga misstag när ni inför pulsmätningar – och hur man undviker dem
Vad är pulsmätningar?
Pulsmätningar är korta, frekventa undersökningar som skickas ut till medarbetarna regelbundet för att ta pulsen på organisationen. Till skillnad från den traditionella årliga medarbetarundersökningen ger pulsmätningar en kontinuerlig ström av feedback i realtid. HR- och ledningsgrupper använder dessa snabba enkäter för att hålla koll på medarbetarnas engagemang, välmående och företagsklimat.
Medarbetarengagemang är idag en strategisk nyckelfaktor och pulsmätningar har vuxit fram som ett effektivt verktyg för att mäta och förbättra det.
Pulsmätningar är ett kraftfullt verktyg för att öka medarbetarengagemanget, men det är lätt att göra misstag i införandet. Särskilt för mindre och medelstora företag med begränsade HR-resurser gäller det att göra rätt från början. Även med ett bra system för pulsmätningar kan satsningen fallera om man trillar i klassiska fallgropar. Här är några vanliga misstag svenska HR-avdelningar gör vid införandet av pulsmätningar, samt tips på hur ni undviker dem.
Otydligt syfte och inga mål
Ett av de största misstagen är att kasta sig in i pulsmätningar utan att ha definierat varför. Om det inte är klart för alla vad ni vill åstadkomma (t.ex. öka engagemanget, kartlägga arbetsmiljöproblem eller följa upp en omorganisation) riskerar pulsmätningen att bli en meningslös rutin. Undvik sådana fällor genom att tydligt formulera syftet och sätta upp konkreta mål som går att följa upp. Kommunicera detta till både ledning och medarbetare så att alla är på det klara med varför ni mäter.
Bristande förankring och kommunikation
Ett vanligt misstag är att HR själva driver igång pulsmätningar utan att ha hela organisationen med sig. Om inte ledningen aktivt stöttar initiativet eller om chefer ser det som ”ännu en HR-grej” finns risk att resultaten ignoreras. Likaså, om medarbetarna inte förstår syftet eller känner sig delaktiga, kan de strunta i att svara. Lösningen är att förankra ordentligt på alla nivåer: få med ledningsgruppen som sponsorer och ambassadörer, involvera fackliga representanter vid behov, och var tydlig mot personalen om nyttan med pulsmätningarna. Skapa dialog kring resultaten så att pulsmätningen blir ett gemensamt verktyg, inte bara en HR-undersökning.
För hög frekvens eller för lång enkät
I ivern att samla mycket data kan vissa gå ut hårt med veckovisa enkäter fulla av frågor. Det leder ofta till sjunkande svarsfrekvens. Å andra sidan är det inte heller bra att mäta för sällan – då tappar man den puls som ger verktyget dess värde. Undvik detta genom att hitta en balanserad rytm: börja med t.ex. månatliga pulsmätningar med en handfull frågor. Höj eller sänk frekvensen baserat på feedback och kapacitet, men lova inte mer än ni kan hålla. Kvaliteten på frågorna är viktigare än kvantiteten. Ett tips är att alltid pilottesta innan ni ökar takten.
Ingen återkoppling eller åtgärd
Kanske det allra mest skadliga misstaget är att samla in medarbetarnas åsikter och sedan inte göra något med dem. Tyvärr händer det att resultatet från pulsmätningen fastnar i en rapport och aldrig kommuniceras ut eller omsätts i handling. För medarbetarna signalerar detta att ”ingenting kommer att förändras” och nästa gång orkar de kanske inte svara alls. Lösningen är att alltid återkoppla resultat så snart som möjligt: dela en sammanfattning med personalen (både positiva insikter och områden som behöver arbete) och viktigast av allt, presentera en plan för åtgärder. Visa tydligt vilka steg som kommer tas baserat på feedbacken och följ sedan upp dessa åtgärder. När medarbetarna märker att deras röst leder till konkret förändring ökar engagemanget markant.
Bristande anonymitet och tillit
I små organisationer kan anonymitet vara en utmaning – med få medarbetare kan man ibland lista ut vem som svarat vad, vilket riskerar att hämma ärligheten. Ett misstag är också när ledare använder resultat till att peka ut eller skuldbelägga team med lägre siffror, istället för att hjälpa dem. Dessa faktorer urholkar förtroendet för hela processen. För att undvika detta måste ni garantera anonymitet: använd ett verktyg som aggregerar resultat så att inga individuella svar kan spåras, och sätt gränser (t.ex. minst 5 svarande krävs för att se data för en grupp). Träna chefer i att tolka resultat med ödmjukhet – siffror ska vara underlag för förbättring, inte kritik. Bygg en kultur där medarbetarna känner att syftet med pulsmätningarna är att hjälpa alla att trivas.
Enkäter ersätter dialog
Pulsmätningar är ett fantastiskt komplement till annat HR-arbete, men de kan inte ersätta allt. Ett misstag är att tro att bara för att man skickar frekventa enkäter behövs inga medarbetarsamtal eller andra forum för dialog. Särskilt i Sverige, där en öppen dialog mellan chef och anställda värderas högt, är det viktigt att komma ihåg att en enkät inte kan fånga upp allt. Lösningen är att kombinera pulsmätningar med regelbunden dialog: uppmuntra chefer att ta upp resultatet från pulsmätningar i sina teammöten, följ upp med individuella samtal vid behov och gör pulsmätningen till en startpunkt för samtal snarare än ett substitut.
Genom att vara medveten om dessa vanliga fallgropar kan HR-avdelningen och chefer proaktivt motverka dem. Planera ordentligt, kommunicera öppet och följ upp noga – då har ni alla chanser att lyckas med pulsmätningar och verkligen fånga medarbetarnas engagemang över tid.
SimplyPulse – stöd för lyckade pulsmätningar
Med SimplyPulse får ni ett pulsmätningsverktyg som är utformat för att hjälpa er undvika dessa vanliga misstag. Vår plattform hanterar anonymitet åt er, har flexibla inställningar för frågefrekvens och ger tydliga rapporter som underlättar återkoppling. Ni kan fokusera på dialogen och åtgärderna medan SimplyPulse tar hand om det praktiska. Läs mer om hur vårt verktyg för pulsmätningar fungerar i praktiken, eller utforska våra övriga tjänster som eNPS-mätningar och anpassade medarbetarundersökningar. SimplyPulse finns för att stötta er hela vägen mot en mer engagerad arbetsplats.
Vill ni ta pulsen på ert företag? Kontakta oss på SimplyPulse för att få veta mer!
Guide: eNPS i praktiken
Steg-för-steg: Så kommer ni igång med pulsmätningar i företaget
